마이크로소프트 팀즈 (microsoft teams) 화상회의 등 재택근무 협업 Tool 소개

저는 독일 함부르크에서 IT 아웃소싱 회사를 다니고 있는데요. 제가 지금 하는 일은 고객 회사의 Salesforce CRM 프로그램을 관리하는일을 하고있어요. 350명 정도 직원이 있는 저의 고객회사는 세일즈포스-고객관리시스템을 기반으로 하는 IT 프로젝트들이 많이 있기에, 그 프로젝트에 참여하는 저도 고객회사에서 사용하는 협업툴을 이용합니다. 독일의 많은 회사들이 사용하는 Microsoft의 Teams를 저희 고객회사에서도 사용하는데요. 오늘은 마이크로소프트 팀즈 이야기를 간단하게만 해보려고 해요.

Microsoft Teams 협업 Tool

코로나로 인해 재택근무, 소통 Tool의 도입이 시급!

코로나 이전, 회사에서 보통 사용하던 협업툴들은 프로젝트의 자료를 공유하기위한 Tool이나, 프로세스를 오픈하고 To do 들을 해 나가기위해 서로의 업무를 주고받는 Tool, 칸반보드 (Kanban board)를 통해 함께 프로젝트를 처리하는 Tool 등을 많이 사용되었습니다. 코로나 이후, 가장 절실한 협업툴은 일단 팀원, 동료들과 소통할 수 있는 소통툴이였습니다. 현실세계에서 모임인원이 제한되어 여럿이서 모일 수가 없으니 원격으로 가상세계에 모여 소통을 해야하는 상황이 오게된것이지요. 그 동안 급한대로 스카이프며, 줌이며, 사용하고 있었지만 당연히 그에 발생하는 물리적 제약은, 실제로 만나서 회의하는 만큼의 효과가 나기 힘들었지요.

Microsoft Teams 결정

일단 회사에서는 이미 Microsoft 365 를 사용하고 있으니 그 계정으로 Teams를 사용하기에 일단 간단합니다. (Office 365에서 올 4월 Microsoft 365로 이름이 바뀌었지요.) 단지 IT 관리자가 유저의 마이크로소프트 팀즈 액세스를 클릭하여 전환시켜주면 Teams를 다운받아 사용 할 수 있지요.

 

마이크로소프트 365 구독자라도 모두 다 팀즈에 접근 할 수 있는것은 아닙니다. 개인구독 유저에게는 제공하지 않고 아래의 라이센스를 가지고 있으면 Teams에 액세스 할 수 있습니다.

- Business Essentials

- Business Premium

- Enterprise E1, E3 또는 E5

- Enterprise E4(만료 전에 이 플랜을 구입한 사람)

마이크로소프트 팀즈

Microsoft Teams 활용부분

마이크로소프트 팀즈를 제가 지금까지 활용하고 있는 기능 부분을 말해보면,

첫째는 당연히 화상미팅기능입니다. 여러명에서 고품질로 영상회의를 할 수 있지요. 또, 화상미팅 중 서로 자신의 화면을 공유하고 상대방이 내 모니터를 제어할 수 있도록 허락할 수 있기에 저희 회사에서 원래 First Level Support때 원격지원으로  사용하던 Teamviewer의 사용이 줄어들었습니다. 하지만 팀즈의 화면공유를 통해 IT 관리자가 새 프로그램을 설치할때는 관리자로 로그인이 필요한 부분이 있어서 그 부분에서는 화면공유가 끊기며 IT 관리자가 더이상 설치에 관여 할 수가 없게되더라고요. 반면 팀뷰어는 고급설정기능에서 관리자로 원격지원하기가 가능하기때문에 새 프로그램 설치등에 에러사항없이 원격으로 가능하다는 장점이 있습니다. 

Outlook에도 add-in으로 팀즈와 연결되어있으면 아웃룩 달력으로 미팅을 잡을때 Teams에서를 누르면 따로 장소도 적을 필요없이, 미팅참가자들 모두에게 팀스 초대장이 메일로 가기 때문에 클릭 하나로 바로 팀즈화상미팅에 참여할 수 있으며, 아웃룩 달력에도 스케줄이 저장되어 굉장히 효율적입니다.  

그리고 얼마전 발견한 팀즈의 화상미팅 중 재미있는 기능이 있는데요. 보통 화상회의를 자택에서 하는 경우에는 뒷 배경이 마음에 걸리는 경우가 있습니다. 개인의 집이 공개되기는게 부담스럽기도 하고, 동료들에게 은근 본인의 사생활이 노출되는 단점이 있지요. 팀즈에서는 이러한 불편함을 없앨 수 있게, 영상통화때 내 뒷 배경을 정할 수가 있습니다. 얼마나 자연스러운지 동료의 뒷 배경이 가짜 화면이라는것을 한동안 못 알아차렸답니다. 혼자사는걸로 알고있는 한 남자 동료가 화상미팅때 앉아있는 공간 인테리어가 너무 스타일리쉬 했어요. 뒤에있는 전등이며, 쇼파며, 쇼파 뒤 창밖 풍경도 고층같은데 꽤나 멋진... 여튼 너무 모던한 괜찮은 인테리어였어요. 처음엔 카페에서 이 친구가 근무를 하나.. 생각했는데 어느날 자기도 집이라고 하길래, "우와 너 인테리어 진짜 감각있다." 그랬더니 막 웃으면서 "너 속았어, 이거 배경화면이야" 그러는겁니다. 자세히 보니 화면속에 동료가 움직일때 동료 몸 주변으로 검은 테두리가 어른거리는겁니다. 그때의 그 황당함은...ㅎ ㅎ 마이크로소프트에서도 소개하고 있는데 아래 링크를 한번 보세요. 스노우 어플에서나 보던 배경화면 기능이 화상회의에 쓰여진다는 것이 너무 재미있었어요.

회의 배경화면 설정 방법의 저의 포스팅을 참고해 주세요. 

https://mama-iamhere.tistory.com/entry/마이크로소프트-팀즈-화상회의-배경화면-설정-방법-미팅참가-전-미팅-참가-후

화상회의를 녹화 녹음 할 수 있는 기능도 유용한것 같아요. 아래 포스팅을 참고 해 주세요.

https://mama-iamhere.tistory.com/entry/마이크로-소프트-팀즈-화상회의-녹음-녹화-방법

둘째로 기능은 Team입니다. 이 "팀"은은 쉽게 설명하면 카카오톡의 채팅방같다고나 할까요? 같은 프로젝트를 하는 사람끼리 Team 이름을 정해서 방을 만들고 그곳에서 참가자들은 다른 프로그램을 연동을 이용하여 프로젝트를 정보를 공유하기도 하고, 카톡 채팅방처럼 모두가 필독해야할 공지사항도 올리고, 채팅도 하고 일정도 공유하고, 자료를 올리기도 하여 프로젝트의 업무효율을 높일 수 있습니다.

세번째로는 개인적으로 비밀스런 활용인데요. 팀즈도 당연히 모바일 앱으로 접속이 가능합니다. 내 PC에서 접속, 모바일 앱 동시접속이 가능한데요. 그럼 컴퓨터로 내 계정으로 미팅에 참여하고 있으면서도 동시에 모바일 팀즈앱으로 똑같은 그 회의에 참여해서 들어갈 수가 있어요. 다른 참여자들은 내가 모바일로도 따로 참여한게 드러나지 않고요. 긴 회의나 세미나 중 화장실이나 커피를 잠깐 가지러 가고 싶을때 있잖아요. 그때 스마트폰으로도 팀즈 앱을 켜서, 회의에 참가해 음소거를 하고, 볼일을 보면서 모바일로 계속 회의 내용을 듣고, 화면을 볼 수 있는거지요. 볼일을 끝내고 자리에 돌아오면 모바일 팀즈는 나오고 계속해서 PC로 참여합니다. ㅎ 이 기능은 정말 유용하게 사용해요. 커피를 가지러 가서도 동료가 공유하는 동료의 화면도 폰으로 계속 보면서 회의내용을 안 빼먹고 들을 수 있으니까요.

Zoom, 잔디 등 한국에서도 원격수업이나, 화상미팅을 위한 툴을 많이 사용하고 있더라고요. IT 활용 부분에서 한국보다 한참 더디었던 독일도 이번 코로나상황으로 반 강제적으로 정보통신부분의 발달이라는 긍정적인 변화도 가져왔어요. 바이러스 하나가 자발적으로 사회, 개인의 삶을 바꾸고 있다는것이 놀랍습니다.

이상 제가 요즘 자주 사용하는 마이크로소프트의 팀즈에 대해 간단히 리뷰를 써 보았어요.

공감 하트 부탁드려요^^

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